В рамках разведочного исследования мы исходили из чёткой предпосылки: существующие инструменты для преобразования PDF в цифровые формы неэффективны, избыточно сложны и не подходят для повторного использования на уровне всей организации. Наша цель заключалась в том, чтобы определить требования к упрощённому решению в виде плагина, которое можно было бы масштабировать и использовать в разных командах, занимающихся оцифровкой форм.

Чтобы обеспечить масштабируемость решения в экосистеме Optum Clearinghouse, мы провели интервью со стейкхолдерами из различных бизнес-подразделений. Это помогло понять, как используются текущие инструменты, какие функции критически важны для повседневной работы, в чём заключаются ограничения существующих решений и какие задачи команды стремятся решить с помощью оцифровки.

Параллельно мы провели детальный анализ текущих рабочих процессов, включая пошаговое картирование процесса создания форм на основе записанных демонстраций работы с инструментами. Это позволило выявить ключевые точки трения — в частности, ситуации, где пользователи были вынуждены повторно вводить одни и те же данные в разные формы плательщиков, а также места, где из-за фрагментированных процессов возникали несоответствия.

Мы также проанализировали существующие инструменты и решения конкурентов, чтобы определить стандартные возможности и выявить пробелы — в частности, в поддержке повторного использования данных, вариативности шаблонов и валидации итоговых документов.

Ключевые выводы:

• Основная неэффективность заключалась не в самой оцифровке форм, а во фрагментации данных. Пользователи были вынуждены повторно вводить одну и ту же информацию в разные формы, поскольку каждый документ рассматривался как независимая сущность. Это подтвердило необходимость создания единого слоя данных, позволяющего вводить информацию один раз и использовать её в нескольких формах.

• Существовал критический разрыв между вводом данных и проверкой итогового результата. Пользователи вводили информацию в структурированных цифровых формах, но проверка корректности происходила уже в PDF-документах с отличающимися форматами, что усложняло обнаружение ошибок. Это выявило потребность в синхронизированном, параллельном отображении цифровых данных и итоговых документов.

На основе этих инсайтов мы определили ключевой функционал для MVP, а также дополнительные возможности для следующей фазы (MVP+). На базе проведённого исследования были созданы вайрфреймы, описывающие пользовательские сценарии и структуру интерфейса. В дальнейшем они были валидированы с реальными пользователями, чтобы убедиться в их соответствии рабочим процессам, и легли в основу последующих макетов и интерактивных прототипов.